Những điều cần biết về mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm

Khi nào phải viết mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm? Những lỗi nào phải viết biên bản nhắc nhở? Những câu hỏi này sẽ được chúng tôi giải đạp trong bài viết dưới đây.

Những trường hợp áp dụng biên bản nhắc nhở vi phạm

Việc áp dụng các biên bản nhắc nhở là thực sự cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Một khi cá nhân nào phạm lỗi hoặc vi phạm các quy định, quy chế thì phải tiến hành lập biên bản để xác định lỗi của các bên tại thời điểm vi phạm, cụ thể các trường hợp áp dụng biên bản nhắc nhở vi phạm:

• Lỗi vi phạm phải cụ thể và người yêu cầu viết biên bản phải chứng minh lỗi đó một cách chính xác.
• Các bộ phận liên quan và các cấp phải đến đầy đủ để xác nhận vi phạm và lập biên bản vi phạm.
• Nếu trường hợp là biên bản vi phạm pháp luật về lao động thì người lao động được quyền tự bào chữa cho chính mình hoặc nghiêm trọng hơn có thể nhờ đến luật sư hoặc những người am hiểu về luật pháp giúp đỡ.
• Trường hợp người vi phạm dưới 18 tuổi thì cần cha mẹ hoặc người đại diện pháp luật đứng ra giám hộ.

Các mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm hiện nay

• Biên bản dùng để nhắc nhở vi phạm hành chính.
• Biên bản dùng để nhắc nhở xử lý vi phạm.
• Biên bản dùng để nhắc nhở vi phạm nội quy.
• Biên bản dùng để nhắc nhở xử lý vi phạm nội quy và quy chế lao động.
• Biên bản dùng để nhắc nhở vi phạm pháp luật lao động.
• Biên bản dùng để nhắc nhở xử lý học sinh, sinh viên vi phạm.

Hướng dẫn các bước viết biên bản nhắc nhở vi phạm

Bước 1: Người thi hành công vụ phải xác định rõ hành vi vi phạm và thẩm quyền của bản thân trong việc lập biên bản.

• Trong lúc thi hành người có thẩm quyền được phép lập biên bản ngay khi phát hiện có căn cứ xác định hành vi đó vi phạm để đảm bảo tính kịp thời. 

Bước 2: Lập biên bản xử lý nhắc nhở vi phạm.

•  Người có thẩm quyền tiến hành lập biên bản xử lý vi phạm bao gồm các nội dung cơ bản như sau: 

• Thời gian ( ngày giờ), địa điểm ( nơi nào) tiến hành lập biên bản phải được ghi rõ ràng, cụ thể. 
• Thông tin đầy đủ của người lập biên bản, của tổ chức, cá nhân vi phạm như: họ tên, địa chỉ, chức vụ, nghề nghiệp,…
•  Thông tin về hành vi vi phạm của người vi phạm như: Thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm được thực hiện,… 
• Nếu sử dụng lời khai của người chứng kiến hay người bị thiệt hại thì cần ghi rõ ràng trong nội dung này.

• Biên bản được lập tối thiểu thành 02 bản.

Bước 3: Yêu cầu tổ chức, cá nhân vi phạm và những người có liên quan đến sự việc ký vào biên bản.

• Sau khi lập biên bản xong, phải yêu cầu tất cả những người tham dự và có liên quan ký tên vào biên bản.

Bước 4: Giao biên bản xử lý nhắc nhở vi phạm cho tổ chức, cá nhân theo quy định.

•  Sau khi biên bản được thành lập phải giao 01 bản cho chính người vi phạm, cha mẹ hoặc người giám hộ nếu người vi phạm chưa đủ tuổi.

Một số lưu ý khi viết biên bản

Xác định chủ thể – người có quyền được phép lập biên bản xử lý vi phạm. Đó có thể là quản lý cấp trên của cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền.

Đối với việc xử phạt do vi phạm kỷ luật thì lập văn bản phải bằng văn bản hành chính, không có việc xử lý người vi phạm chỉ bằng hình thức miệng. 

Đảm bảo về mặt nội dung trình bày khách quan, đúng sự thật, không thêm hoặc bớt theo quan điểm cá nhân. Cần lắng nghe ý kiến của người vi phạm, những người có mặt vào lúc hành vi xảy ra để nhìn nhận sự việc một cách khách quan.

Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm lúc tiến hành lập.

Biên bản phải có đầy đủ thông tin của người vi phạm kỷ luật như họ và tên, chức vụ, đơn vị làm việc.

Thiệt hại xảy ra phải được ghi đầy đủ và chính xác, nếu có hình ảnh chứng minh thiệt hại thì càng tốt.

Nếu có chứng cứ quan trọng thì cần phải bảo quản một cách cẩn thận và đưa về nơi có thẩm quyền để xem xét xử lý.

Người có thẩm quyền đưa ra kết luận về sự việc.

Chữ ký của các bên có liên quan về vụ việc bao gồm: người đứng ra lập biên bản, người vi phạm, người làm chứng, ban quản lý và quan trọng nhất là cần đóng dấu của công ty.

Có lỗi nhận lỗi là hành động đúng đắn và sẽ được mọi người tha thứ. Khi bản thân sai phạm hãy mạnh mẽ đối diện và đứng ra nhận lỗi lầm của chính bản thân mình. Mỗi mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm sẽ được áp dụng cho từng lỗi sai phạm khác nhau nhưng chung quy vẫn để răn đe và nhắc nhở mọi người cố gắng hoàn thiện bản thân để không phải phạm bất kỳ sai lầm nào các bạn nhé.